移动无纸化会议系统(SaaS) 鲲鹏

本商品为拓维公司移动无纸化会议系统的SAAS产品。 

注：标准版本不包含视频会议，如需召开视频会议请选择视频版。 

一、产品背景
1、企业现场会议问题
通过调研和客户访谈，企业会议存在如下需求和开展过程中的痛处：
1)开会的准备周期长、效率低，要经过打印、装订、分发、签到、收集投影资料等过程，效率有待提高。
2)会议成本高，打印或复印大量会议资料，耗费大量的纸张，还存在装订出差错的可能。
3)含有经营数据、战略规划案、市场营销案等高度保密的会议资料的打印和分发，会导致泄密。
4)现场会议或大型会议坐后排参会者在看会议资料时，看不清的阻碍。
5)移动办公的需求，想要轻便、简单而又高效。
6)会前阅读会议材料，需要标记或者笔记资料内容和自己观点，但缺少一种工具在会前和会中都可方便使用。
2、使用移动无纸化会议系统的好处
针对企业会议的问题和痛处，通过使用移动无纸化会议系统，我们可以解决如下问题：
1)提高办公效率：将会议过程中的各环节无纸化、无线化，将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，将频繁召开的会议全部搬上电子平台，这样管理者可以在更短时间内完成多于以往的任务。
2)降低办公成本：包括打印、复印、装订、会议配套设备(投影仪、移动白板、白板笔等)所产生的费用。
3)保密性更强：会议无纸化、企业内私有部署、会议资料在线查看、退出即删除等产品功能和能力，避免因打印会议资料、邮件发送资料等导致的会议信息的无意泄露
4)体验更好：解决会议投影内容看不清，姿势累的问题。满足移动办公需求，带平板、笔记本、手机即可参会，轻便、简单、高效。
5)适应性强：不需要每个会议室都配备投影仪，系统通过同屏可以起到同屏浏览的效果，没有投影仪也可聚焦重点。
3、 使用前后的对比
使用移动无纸化会议系统场景一：
使用前：开一些领导决策的相关会议，综合部或者会议服务者要为各个与会领导打印相关资料，以便会上查看材料和发言。这一项准备工作，非常耗费时间，也难免出错，同时耗费大量耗材成本。尤其是当有大量文档的时候，此问题更严重。作为参会者，可能自己带笔记本电脑入会，也可能直接使用打印的资料。
使用后：会议资料无需再打印，只需把会议资料上传到服务端就已经准备完毕。每一位参会者都会有一台安装无纸化无线会议客户端的平板，相当于一个个人会议终端，可通过无线网络访问到已经准备好的会议资料。无需麻烦的用笔记本或使用打印的资料。
使用移动无纸化会议系统场景二：
使用前：会议参会者众多，后排总有人看不清投影内容。
使用后：通过个人会议终端，可方便浏览已上传的会议材料，选择同屏，可跟随主讲人当前屏幕内容。
使用移动无纸化会议系统场景三：
使用前：领导需要发言，翻打印的资料指住某一页并且进行发言，所有参会者跟随一起翻打印的资料。或者在电脑上打开该资料，然后连接投影设备，进行发言，当有多人需要发言时，需要切换设备等过程操作。
使用后：主讲人可在参会者之间切换，切换后可把已经准备好的会议资料打开，所有参会者都可同屏查看。方便很多、效率提高很多。

二、系统概述
1、定义
移动无纸化会议系统是一套会议的辅助工具，通过多种终端设备的屏幕同屏，及会议相关的辅助功能，解决企业无纸化会议的需求，解决参会者就近共同查看会议资料的难题，及会议过程中的障碍，达到降低企业会议成本、加强企业的会议管理、提高会议沟通效率和效果的目的。
2、系统组成
本系统主要由会议服务端和个人会议终端组成。
会议服务端主要包含会议控制服务、会议资料解析转换服务、会议资料存储服务等。
个人会议终端是运行在笔记本或移动终端上的应用软件，包括PC网页版、基于移动设备的Android客户端应用、iOS客户端应用、Windows客户端，个人会议终端由个人使用，通过WIFI、3G、4G网络登入会议系统。
3、产品主要技术指标
本服务端可支持多个会议同时开会，使用人数达到购买的用户数上限（目前），初始状态最多同一会议支持512人。
同屏文档延迟小于1s。标注延迟小于1s。
4、本产品与其它同类产品的竞争优势
1)产品支持多种终端同时参会
本产品支持用苹果的iPad、Android平板、Android大屏手机、笔记本电脑、PC机等设备共同参会。采用PC和笔记本参会，将为企业有效地利用现有投资。
2)产品支持多议题会议模式
本产品根据客户需求的反馈，为满足集团型企业、政企单位等现场会议需求，开发了同一会议多子议题的功能，满足不同议题主讲人员分别指定、分权限控制能查看的会议资料的需求。
3)产品支持多种会议资料类型
产品支持的会议资料类型有：DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、PDF、PNP、JPG、MP4。
4)产品支持音视频功能
视频会议不受时间、地点的限制，使处于两地或多个不同地点的参会者，既可以听到对方的声音，又能看到对方的形象，同时共享文档。
5)安全与稳定性
操作系统更优异：会议系统运行在Liunx操作系统平台上，比一般厂家windows平台的补丁不断、黑客攻击、木马侵入等更安全和稳定。
6)个性化定制功能更灵活
专业的开发团队，快速响应客户的各种个性化需求，和其他办公系统软件集成经验较多。
7)符合全面国产化的需求
在国家大力推动下，国产化在核心技术领域逐渐突破。拓维移动无纸化会议系统已全面支持兼容国产服务器和数据库，如鲲鹏服务器、GaussDB数据库等

三、核心功能
1、（会前）创建会议
1）多议题会议模式
满足集团型企业、政企单位等现场会议的需求，实现多议题会议模式。支持不同的议题分别上传资料，设置参会人、主讲，分权限控制会议资料的查看。
2）会议资料自动分发
会务管理员上传会议资料后，用户打开客户端进入会议，即可自动获取会议资料，进行查阅。并可随时进行修改，会议客户端实时更新资料。
3）会议通知
会议创建完成后，及时给每位参会人员发送会议通知，参会人员事先可以登陆客户端系统，查看会议主题以及会议议题，做好参会准备或有针对性的讨论相关议题。
4）会议欢迎页编辑
可以根据会议的需要，可以自定义编辑会议欢迎页背景图片和文本内容。参会人员进入客户端即可看到会议欢迎词，对于较庄重的会议适用。
5）会议模板
创建相同类型或类似会议时，为避免会务管理员重复输入相同信息，在创建新会议时，复制之前的会议信息，帮忙会务管理员快速创建新的会议。

2、（会中）移动客户端
1）多终端同屏
平板、电脑、手机、Surface等做为“个人会议终端”，可同屏显示“主讲人”屏幕内容。
支持同屏资料，支持退出同屏自由阅读
2）多格式支持
支持文档、图片、视频等多种视频格式
文档格式包括：doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、txt、pdf；
支持图片格式：png、jpg；支持视频：mp4
3）阅读轻松控制
文档放大/缩小/还原；上/下/左/右移动；左/右翻页、缩略图预览翻页；全屏显示/退出全屏
4）会议资料自动刷新
会中临时上传会议资料，客户端自动刷新
 5）支持多种签名方式
签名方式多样：不需要签名、自动签名、手动签名。支持原笔迹输入，能更好的还原领导的书写风格。签到作为参会痕迹予以保留。
 6）自由标注
会议重点，随手标注。可设置画笔粗细和颜色；还原、撤销、清除，隐藏标注。支持保存标注，以便会后总结
 7）支持私人笔记
会前记录笔记，有便于领导在会上还原当时的思想要点。
 8）图片集浏览
海报、图纸、照片等，像翻阅图册一样方便。提供前后翻页、缩略图跳转翻页。
9）视频播放
企业宣传、培训视频播放等，在线观看。提供MP4格式的视频文件播放
 10）视频会议
多人音视频通话- -支持纯音频20路，视频9-10路流畅通话（实测）。
会议控制- -根据需要随时增减会议人员，控制与会人语音及视频，提高会议效率。
屏幕共享- -根据需要实时共享电脑屏幕，快速共享信息或处理问题。
11）会议投票
投票表决，快速开启。匿名投票、公开投票按需配置。管理员随时查看投票结果，支持投票结果导出。
 12）会服功能
会中，参会人员临时需要添纸笔、茶水等需求，可以直接通过会议客户端发生请求给会服人员。会服人员可查看是哪个会议、哪位用户、需要什么服务类型。根据需求去进行服务，并可对服务进行进展的跟踪。
 
3、（会后）历史信息查询与管理
1）会议资料自动销毁
对于保密会议，保障资料不被复制，资料原件不下载到移动终端，仅存储在应用独有内存空间，保持会议资料在线阅读，退出会议后即刻删除，避免外泄。
2）会议资料归档
会议结束后，会议资料进行自动归档，不允许修改。并对会议资料查看、阅读、下载进行权限控制。
3）签到记录导出
作为会场纪律的见证，系统记录参会人员姓名、到会时间、手写签到原笔迹等。会后，会议管理员可导出会议签到记录表。
4）投票结果统计
投票结束后，系统自动统计投票结果，并通过图表

四、技术方案

本产品的服务端将部署在企业的机房中，完全使用企业内网进行管理和提供服务。以下从运行环境、网络环境、部署方案等方面。

1、运行环境
会议系统应用服务及系统应构建在稳定的Linux和相关基础平台上，会议终端应支持多种设备参与会议。
2、网络建设
会议应用场景应适用多种固定环境和移动环境。
1)网络建设建议
移动环境应支持Wi-Fi/3G/4G网络。

固定环境主要是企业内部会议场所，会议服务部署在企业的核心办公网段，个人会议终端通过无线路由器连接到企业主干网，再访问会议服务。
从企业外部访问会议服务，应通过VPN安全访问企业内部的会议系统。
2)会议室现场建设建议
企业已具备Wi-Fi网络环境，应根据使用的用户数情况，建立Wi-Fi热点。如果是非企业级的无线路由器（一般仅能支持6个左右用户并发），建议单独建立2-3个Wi-Fi热点，一个热点接入公司领导的设备，同时把要连接投影机的平板/PC设备接入此热点下，通过PC/AppleTV实现无线投影功能；另一热点接入其他参会者的平板或其他终端设备。
如果是企业级无线路由器，则根据路由器支持的用户数来进行判断，一般企业级无线路由器都支持30及更多用户数。
建议专门为会议场所单点部署企业级无线路由器。并且该路由器应该直通企业骨干网上的会议服务器，避免多网元的网络。
3、部署方案

1)服务端程序包括：会议web服务应用、会议控制服务、文档转换服务、文件存储服务、数据存储服务。以上服务部署在1套linux环境中。
若贵公司已经具备wifi和网络安全环境，则移动无纸化会议系统只需一台x86服务器，物理机和虚拟机皆可，其它利旧。 
建议有虚拟服务的企业采用虚拟化，减少投资。
2)设备建议
会议产品所需设备包括：服务端、移动终端及匹配的网络设备，建议使用如下设备。
a、服务端设备
服务端运行可以用二种模式来实现，一种是运行在虚拟化环境中，另一种运行在硬件服务器上。无论哪种模式，都需要用匹配用户数的同等性能设备来服务。
具体服务器设备配置需求见后的设备配置总表对应章节。
b、移动终端设备
移动终端设备建议选择大厂的终端设备，主要在耗电、屏幕亮度、操作体验、显示清晰度、设备稳定等方面会有保障。
c、网络设备
构建会议现场的无线网络设备选择企业级WIFI设备。因进入会议的终端设备依赖多并且使用时间长，需选择并发用户量大且稳定，信号强度可调、设备无线频道可设置的大厂商产品。